La première partie de cet article est à lire ici.

Traitement du fonds d’archives

Création du plan de classement

Lors de mon travail sur le fonds d’archives de la Société entomologique de Genève, j’ai commencé par créer un plan de classement, qui reflète l’ensemble des activités de celle-ci. Les grandes séries de dossiers que j’ai pu ainsi identifier révèlent la présence de deux ensembles de documents : ceux qui sont issus de la gestion de la société en tant que telle (Administration, Comptabilité, Correspondance) et ceux qui sont générés à partir des activités spécifiques de la SEG (Groupes, Bibliothèque, Activités de l’association).

Afin de gagner en précision dans la description du fonds, des sous-séries ont été créées pour faire ressortir des ensembles plus petits de documents au sein des séries. La seule série « Administration» ne permettant pas de faire ressortir la diversité des documents qu’elle contient, il a fallu créer les sous-séries « Statuts », « Séances de l’assemblée générale » et « Séances du comité » afin que ces activités soient mises en avant dans le plan et que cela permette par la suite un tri pertinent.

Certaines sous-séries ont été particulièrement enrichies de sous-sous-séries afin de détailler encore plus les ensembles qui s’y trouvaient. C’est le cas pour la série « Écrits et publications », qui contient quatre sous-sous-séries.

Rassemblement physique des documents

Une fois le plan de classement établi, il a fallu rassembler physiquement les documents selon les ensembles créés dans le plan de classement.

Durant l’activité de la société, la gestion des documents est passée par plusieurs membres, qui n’avaient pas tous la même méthode de classement, d’où un certain éclatement de série de documents, notamment dans certains classeurs.

Ces classeurs contenaient différentes typologies (comptabilité, procès-verbaux de séance, correspondance, etc.), qu’il a fallu démanteler. Pour faciliter la recherche des usagers et même de l’archiviste, il a été décidé de regrouper les documents clés comme les PV, les statuts, les règlements etc. par typologie selon le plan de classement.

Tri des documents

Une fois les ensembles constituant les séries réunis, il a fallu effectuer un tri au sein de ces documents. Il s’agissait principalement d’éliminer les doubles s’il y en avait. Il a été utile pour cela de rassembler les documents chronologiquement, afin de pouvoir rapidement naviguer au sein de l’ensemble et identifier rapidement la présence ou non de doublons dans la série.

Inventoriage dans XMLSpy

Une fois les séries triées et ordonnées, il était temps de passer à la phase de description dans le logiciel XMLSpy . Celui-ci permet d’organiser hiérarchiquement des champs selon le langage et les règles de syntaxe XML. La structure du plan de classement est donc visible dans le logiciel. Celui-ci, également utilisé au sein des archives des institutions de la Ville de Genève, permet l’affichage hiérarchique du site web des archives du Muséum.

Reconditionnement

Afin de garantir la conservation sur le long terme des documents, il est nécessaire de protéger les documents contre la mauvaise qualité des matériaux qui les entourent. Lors du traitement du fonds, les documents sont replacés dans des contenants non-acides (boîtes et fourres), tandis que les supports métalliques (agrafes, trombones, anneaux de classeurs) sont enlevés et remplacés par des trombones en plastique pour éviter l’oxydation, et donc la détérioration des documents.

Il est à noter que la conservation passe également par des processus tels que la régulation des conditions thermo-hygrométriques.

Conclusion : mon appréciation personnelle

J’ai beaucoup aimé travailler sur un fonds d’archives historique, particulièrement un fonds si riche s’étendant sur plus d’un siècle. Naviguer à travers le fonds c’est suivre plus de 100 ans d’évolution d’une société locale mais aussi l’évolution de la Suisse à travers deux siècles.

Ce travail m’a permis de renouer avec ma passion des archives et il est toujours très satisfaisant de constater le travail accompli dans un fonds d’archives une fois que son traitement est terminé, particulièrement quand il était très éparpillé.

 

Diego Meia